Monday, April 2, 2012

การประชุมระหว่างประเทศ (INTERNATIONAL CONFERENCE) โดย ดร.สันทัด ศะศิวณิช

การเจรจาระหว่างประเทศ  (International negotiation)    เป็นรูปแบบหนึ่งของการเจรจาต่อรอง ที่มีความเป็นพิเศษอยู่ในตัว คือ เมื่อเป็นการเจรจาแบบทวิภาคี (Bilateral negotiation) คือ การเจรจาสองฝ่าย  การเจรจานั้นจะดำเนินไปอย่างไม่เป็นแบบพิธี (Informal)    แต่ถ้าเป็นการเจรจาแบบพหุภาคี (Multilateral negotiation) เมื่อใด โดยปกติจะต้องดำเนินการเจรจาในลักษณะของการประชุมที่จัดอย่างเป็นแบบพิธี (Formal)  เสมอ  
                                เนื่องจากธุรกิจระหว่างประเทศได้เพิ่มพูนขึ้นอย่างมากในปัจจุบัน  ทำให้ต้องมีการประชุมระหว่างประเทศมากขึ้นด้วย   จึงได้มีการปรับปรุง และกำหนดหลักปฏิบัติและกฎการดำเนินการประชุมระหว่างประเทศ (Conference practice and procedure)  ที่ใช้เป็นมาตรฐานสากลกันอย่างจริงจัง ซึ่งถือได้ว่าเป็นความก้าวหน้าทางด้านวิทยาการ (Science) อย่างสำคัญ  
                                หลักปฏิบัติและกฎการดำเนินการประชุมระหว่างประเทศเป็นกฎข้อบังคับทั้งในเชิงยุทธศาสตร์ (Strategy) และยุทธวิธี (Tactics)   ที่ได้ประมวลขึ้นจากการคิดค้นสร้างสรรค์และการสะสม    ตัวอย่างที่ได้จากการปฏิบัติจริงในการประชุมหลากหลาย ที่บรรลุผลสำเร็จเป็นอย่างดี เป็นที่ยอมรับด้วยความพึงพอใจของบรรดาผู้แทน ที่ได้เข้าร่วมประชุม    ทั้งยังได้มีการปรับปรุงให้ดีขึ้นเรื่อย ๆ  เพื่อให้สามารถปฏิบัติได้ง่าย  จนเป็นที่ยอมรับเป็นมาตรฐานสากล อย่างที่ใช้อยู่ในวงการระหว่างประเทศในปัจจุบัน
                                หลักปฏิบัติและกฎการดำเนินการประชุมระหว่างประเทศเหล่านี้ได้ใช้เป็นมาตรฐานในการ
ประชุมระหว่างประเทศทุกระดับ  ตั้งแต่การประชุมของสหประชาชาติ  ลงมาถึงการประชุมขององค์การที่ไม่ใช่ของรัฐบาล และการประชุมทางธุรกิจทั่วไป   แม้แต่การประชุมขององค์กรทางธุรกิจขนาดเล็ก ก็ยังยึดถือหลักปฏิบัติและกฎการดำเนินการประชุมระบบเดียวกันนี้เป็นพื้นฐาน  เพียงแต่มีการเพิ่มเติมหรือตัดทอนให้เหมาะสมสำหรับการประชุมของแต่ละองค์กร ในแต่ละสมัยประชุม บ้างเท่านั้น
                                ในวงการทูต  ซึ่งเป็นเวทีของผู้ใช้วิชาชีพโดยการติดต่อเจรจาระหว่างประเทศ ก็ได้มีการพัฒนาการทูตโดยการประชุม (Conference diplomacy)    ซึ่งเป็นรูปแบบของการดำเนินการเจรจาทางการทูต ต่างออกไปจากกระบวนการปฏิบัติทางการทูตแบบดั้งเดิม  ที่ใช้วิธีการแต่งตั้งทูตไปประจำระหว่างกัน หรือส่งคณะทูตพิเศษไปเจรจาระหว่างกัน   มาเป็นการเจรจาทางการทูต โดยใช้ที่ประชุมนานาชาติเป็นเวทีสำหรับการเจรจาสำหรับให้นักการทูตได้ใช้ศิลปะและความเชี่ยวชำนาญของตนแสวงหาความได้เปรียบและผลประโยชน์สูงสุดให้แก่ประเทศชาติของตน 

การทูตโดยการประชุมนี้เป็นเครื่องบ่งบอกได้อีกทางหนึ่งว่า การประชุมเป็นกิจกรรมสำคัญ
ที่ใช้กันแพร่หลายในทุกวงการ  แม้แต่วงการทูตที่มีวิธีการเจรจาเป็นมาตรฐานมาตั้งแต่โบราณ  และยังคงมีการแต่งตั้งตัวแทนทางทูตไปประจำอยู่ในประเทศที่มีความสัมพันธ์ระหว่างกันก็ได้พัฒนามาใช้การประชุมเป็นเวทีปฏิบัติการสำหรับการทูตเพิ่มเติมขึ้นมาอีกแบบหนึ่ง และนับวันแต่จะเพิ่มความสำคัญยิ่งขึ้น เรื่อย ๆ
                                ในการจัดการการประชุมระหว่างประเทศ ไม่ว่าจะเป็นการประชุมทางการทูตหรือทางธุรกิจ ต่างก็จำเป็นต้องใช้หลักปฏิบัติและกฎการดำเนินการประชุม เหมือนกัน
แม้แต่การทูตโดยการประชุม (Conference diplomacy) ซึ่งมีลักษณะเน้นหนักไปในทาง
ศิลป์ (Art) ในการเจรจา  เช่นเดียวกับศิลปะทางการทูตในรูปแบบอื่น ๆ  ก็ยังคงได้อาศัยหลักปฏิบัติและกฎการดำเนินการประชุม ที่เข้มงวด เป็นมาตรการควบคุมให้การประชุมสามารถดำเนินไปได้อย่างถูกต้องสมบูรณ์และราบรื่นเรียบร้อยเสมอ   
ผู้แทนที่เข้าร่วมประชุม ไม่ว่าจะเป็นพนักงานจากภาครัฐหรือภาคเอกชนก็ตาม แม้จะม
ความรู้ความเข้าใจเกี่ยวกับสาระทางด้านเทคนิคในเรื่องที่ตนได้รับมอบหมายให้ไปประชุมเป็นอย่างดีอยู่แล้ว ก็ยังจำเป็นต้องเรียนรู้และทำความเข้าใจในเรื่องหลักปฏิบัติและกฎการดำเนินการประชุม  ที่ใช้เป็นมาตรฐานสำหรับการประชุมสากลด้วย
                                หากนักเจรจาต่อรองได้เรียนรู้มาพอสมควรและได้รับการฝึกฝนดีกับได้มีโอกาสออกสู่เวทีที่แท้จริง ประสบการณ์ที่ได้รับก็จะทำให้กลายเป็นผู้ชำนาญขึ้นมา  และหากได้มีการพัฒนาตนเองให้เป็นผู้มีบุคลิกภาพได้มาตรฐานด้วยก็จะสามารถเข้าร่วมในการประชุมทั้งหลายได้อย่างสง่าไม่เป็นรองใครในทุกเวที
                                นักเจรจาต่อรองทั่วไป ที่ได้รับการฝึกฝนให้มีคุณสมบัติและความสามารถพอสมควร หากมีความรู้ในเรื่องพิธีการทูตและหลักปฏิบัติและกฎการดำเนินการประชุมระหว่างประเทศเพิ่มขึ้น ก็จะสามารถเข้าร่วมแสดงบทบาทในการประชุมได้อย่างคล่องตัวและแนบเนียนไม่ด้อยกว่านักการทูต (นักการทูตก็คือนักเจรจา ที่ใช้วิชาชีพการทูตที่จะต้องรู้พิธีการทูตอยู่ด้วยเสมอ)
                                การจัดการประชุมทางธุรกิจทั้งหลาย ก็ใช้ระบบเดียวกับที่ใช้ในการประชุมองค์การระหว่างประเทศ เพียงแต่ปรับปรุงดัดแปลงเรื่องพิธีการให้รวบรัดขึ้นโดยไม่พิถีพิถันในเรื่องของศักดิ์ศรีและเกียรติภูมิเท่ากับที่ใช้ในสังคมการเมืองและการทูต   แต่ก็ยังคงใช้ระบบมรรยาทระดับมาตรฐานสากลในทางปฏิบัติอยู่เกือบเท่าเดิม     ฉะนั้น  จึงมองในอีกแง่มุมหนึ่งได้ว่า  การประชุม ไม่ว่าจะเป็นในวงการใด ล้วนมีมาตรฐานการปฏิบัติไม่แตกต่างกัน   จะต่างกันที่ระดับของสังคมเท่านั้น  ถ้าธุรกิจอยู่ในสังคมระดับมาตรฐานสูง  การประชุมก็จัดในมาตรฐานสูงด้วย 
อาจกล่าวได้ว่า  ใครจะแสดงบทบาทในการประชุมใด ได้ดีหรือไม่เพียงใด  ขึ้นอยู่กับการได้
เรียนรู้เรื่องต่าง ๆ เกี่ยวกับการจัดการประชุม และบทบาทหน้าที่ของผู้เข้าร่วมในการประชุมต่าง ๆ  มามากพอ

สมควร  และได้มีการพัฒนาบุคลิกภาพของตนเองมาดี พร้อมที่จะเข้าร่วมการประชุมในระดับนั้น ๆ  ได้  ก็จะทำให้มีความมั่นใจและร่วมแสดงบทบาทได้อย่างเต็มภาคภูมิ
                                การประชุมทั่วไปที่เรียกว่า Meeting  เป็นเรื่องที่เราได้เรียนรู้และมีประสบการณ์กันมาแล้ว  แต่เมื่อมาถึง การประชุมระหว่างประเทศที่เรียกว่า Conference  อาจทำให้หลายคนสงสัย เข้าใจไม่กระจ่างว่า  Meeting   ต่างจาก  Conference   อย่างไร   ขอทบทวนว่า
                            ตามปกติการประชุมระหว่างประเทศ ที่เป็นการประชุมแบบทวิภาคี(สองฝ่าย) ที่เรียกว่า Meeting  นิยมจัดอย่างไม่เป็นแบบพิธี (Informal)   เพราะผู้แทนที่เข้าร่วมประชุมมีอยู่เพียง ๒ ฝ่าย คือ ฝ่ายผู้เหย้าและฝ่ายผู้เยือนเท่านั้น การให้เกียรติและการจัดลำดับอาวุโสจึงใช้หลักการในระเบียบพิธีการทูตทั่วไป  และใช้มรรยาทสากลอย่างระมัดระวังให้ครบถ้วนสมบูรณ์ก็เพียงพอแล้ว
                                แต่ถ้าเป็นการประชุมแบบพหุภาคี (หลายฝ่าย) ที่เรียกว่า Conference  ต้องจัดอย่างเป็นแบบพิธี (Formal) เสมอ  เพราะบรรดาผู้เข้าร่วมประชุมเป็นผู้แทนมาจากหลายประเทศ   พิธีการทูตในการให้เกียรติและการจัดลำดับอาวุโสมีความละเอียดอ่อนเคร่งครัด  กำหนดการต่าง ๆ ก็อาจซับซ้อน  ต้องอาศัยหลักปฏิบัติและกฎการดำเนินการประชุมระหว่างประเทศที่รัดกุมยิ่งขึ้น   วิธีการสรรหาประธานที่ประชุมก็อาจซับซ้อน เพราะจำเป็นต้องเลือกประธานของคณะผู้แทนแต่ละชาติให้เวียนกันขึ้นมาปฏิบัติหน้าที่  โดยจะเลือกเฉพาะผู้มีความสามารถในการเป็นประธานในการประชุมเพียงอย่างเดียวไม่ได้ 
                                การประชุมระหว่างประเทศที่ท่านจะต้องไปร่วมประชุมด้วย อาจเป็นการประชุมแบบทวิภาคี หรือ พหุภาคี ก็ได้   ถ้าเป็น Meeting  การประชุมก็ดำเนินไปอย่างค่อนข้างง่าย  ไม่มีพิธีการมาก  เพียงแต่มีประสบการณ์ในการประชุม และได้ปรับบุคลิกภาพให้ดีพอสมควร  และรู้รักษามรรยาทสากลได้  ก็เข้าร่วมประชุมได้อย่างสะดวก  แต่ถ้าเป็น  Conference  เมื่อใด  จะต้องเรียนรู้และเข้าใจหลักปฏิบัติและกฎการดำเนินการประชุมเพิ่มขึ้นมาอีกเรื่องหนึ่งด้วยทันที่  เพื่อให้ตนเองพร้อมที่จะเข้าร่วมการประชุมได้โดยไม่ผิดพลาด  โดยเฉพาะเมื่อดำรงตำแหน่งหัวหน้าคณะผู้แทน ที่จะต้องถูกกำหนดให้เวียนขึ้นไปเป็นประธานของที่ประชุม ก็จะต้องแสดงบทบาทนั้นได้อย่างเต็มภาคภูมิ            

การประชุมระหว่างประเทศ  (International Conference)   อาจจำแนกออกเป็นประเภทได้  ดังนี้
                             . การประชุมแบบทวิภาคี (Bilateral) หรือ พหุภาคี (Multilateral)
                             . การประชุมเรื่องเดี่ยว (Single-subject) หรือหลายเรื่อง (Multi-subject)
                                . การประชุมเฉพาะคราว (ad hoc) หรือ การประชุมประจำ (Regular)
                             . การประชุมที่มีหรือไม่มีคณะเลขาธิการประจำ (Permanent secretariat)

การประชุมระหว่างประเทศอาจจำแนกประเภทออกได้ตามวัตถุประสงค์ คือ
                             .  เพื่อเป็นเวทีสำหรับการปรึกษาหารือในเรื่องต่าง ๆ
                             .  เพื่อให้คำแนะนำที่ไม่ผูกมัดรัฐบาลหรือองค์กรใด ๆ
                                .   เพื่อกำหนดข้อมติที่ผูกพันรัฐบาลต่าง ๆ  (ตัวอย่างที่เห็นได้มากที่สุด คือ
                                               การลงประชามติ (ad referendum)
                                .   เพื่อกำหนดข้อมติสำหรับเป็นแนวทางหรือข้อแนะนำแก่สำนักเลขาธิการ
                                  ขององค์การระหว่างประเทศหรือเป็นแนวทางในการบริหารโครงการต่าง ๆ
                                .   เพื่อการเจรจาและร่างสัญญาหรือเอกสารระหว่างประเทศที่เป็นแบบพิธี
                                .   เพื่อจัดให้มีการแลกเปลี่ยนข้อมูลข่าวสาร                            
.   เพื่อจัดให้มีการแสดงความจำนงในการบริจาคเงินทุนโดยสมัครใจ               

หลักปฏิบัติและกฎการดำเนินการประชุม (Conference Practice and Procedure)
หลักปฏิบัติและกฎการดำเนินการประชุม เป็นสิ่งที่การประชุมอย่างเป็นแบบพิธีทุกกรณี
จะต้องมีอย่างขาดไม่ได้
                กฎการดำเนินการประชุม (Rules of Procedure)  คือข้อบังคับที่บัญญัติขึ้นเป็นลายลักษณ์อักษร เพื่อควบคุมแนวทางและกำหนดกิจกรรมของผู้เข้าร่วมประชุม   ซึ่งประธานของที่ประชุมจะใช้เป็นหลักอ้างอิงเสมอ ในกรณีที่มีข้อสงสัยหรือมีข้อโต้แย้ง      กฎข้อบังคับเหล่านี้ มักจะเป็นกฎข้อบังคับถาวร ที่ได้รับการรับรองจากการประชุมครั้งก่อน  และเป็นที่ยอมรับให้เป็นกฎข้อบังคับในสมัยประชุมต่อไป     หรือเป็นกฎข้อบังคับ ที่ได้รับการเสนอขอรับความเห็นชอบจากที่ประชุมแล้ว  ในกรณีหลังนี้ จะต้องมีการส่งร่างกฎข้อบังคับเวียนให้สมาชิกพิจารณาล่วงหน้าก่อนการประชุมเป็นเวลาพอสมควร  โดยระบุวัน เวลา และสถานที่ของการประชุม ไว้แล้วอย่างชัดเจน
                            ระเบียบวาระการประชุม  (The Agenda)
                                ระเบียบวาระการประชุม เป็นเอกสารกำหนดรายการของเรื่องที่จะยกขึ้นมาพิจารณาเรียงเป็นลำดับ   ร่างระเบียบวาระการประชุม หรือที่เรียกว่าระเบียบวาระการประชุมชั่วคราว (Provisional Agenda)  ตามปกติจะมีการยกร่างและเวียนไปให้ผู้เข้าร่วมประชุมทราบ โดยผู้จัดการประชุมหรือสำนักงาน
เลขาธิการของการประชุม   และในกรณีของการประชุมที่จัดเป็นประจำ ร่างระเบียบวาระการประชุมจะต้องประกอบด้วย
. รายการที่เป็นเรื่องผูกพัน (เช่น รายงานการประชุมครั้งก่อน ที่รับรองแล้ว)       
                                . รายการเรื่องที่ยังค้างการพิจารณาจากการประชุมครั้งก่อน   และ
                                . รายการเรื่องที่เสนอเพื่อพิจารณาในสมัยประชุมนี้

ร่างระเบียบวาระจะต้องได้รับการเวียนถึงผู้เข้าร่วมประชุมล่วงหน้า ก่อนกำหนดการประชุมเป็นเวลานาน เพื่อให้ผู้เข้าร่วมประชุมมีเวลาศึกษาพิจารณาเรื่องได้พอสมควร   ในทำนองเดียวกัน ฝ่ายใดมีเรื่องที่จะเสนอให้นำเข้าเป็นวาระการประชุมก็จะต้องส่งถึงสำนักงานเลขาธิการหรือผู้จัดการประชุมแต่เนิ่น ๆ  เพื่อให้มีเวลาพอสำหรับการดำเนินกระบวนการนำเข้าเป็นวาระการประชุม และแจ้งให้ผู้เข้าร่วมประชุมทราบ   สำหรับบางเรื่องอาจต้องมีการแนบบันทึกรายละเอียดเพื่อประกอบการพิจารณาด้วย





No comments:

Post a Comment